עשרה טיפים למצגת עסקית מנצחת

עשרת הטיפים החשובים והמועילים ביותר לבניית מצגת עסקית מנצחת ולעמידה והצגה נכונה בפני קהל

איך תגבירו את היעילות של מצגת עסקית מנצחת ותעבירו אותה בצורה המוצלחת ביותר?

במאמר הזה תמצאו כמה מהעצות הטובות והשימושיות ביותר בתחום הצגת נושא ודיבור מול קהל, את הטיפים למצגת עסקית מנצחת ובכלל לעצות זהב עבור מצגות אפקטיביות הסכימו להעניק לנו פרזנטורים מקצועיים ומנוסים מהארץ מרחבי העולם המיומנים בבניית והצגת מצגות לקהל הרחב. חלק מהטיפים למצגת עסקית מנצחת אספנו עבורכם מניסיון אישי.

אנו בטוחים שהטיפים האלה ישדרגו את הפרזנטציה שלכם מעוד מצגת "רגילה" והרצאה "סבירה" ושגרתית למצגת עסקית מושלמת ויוצאת מהכלל, שתעביר את המסר שלכם בצורה הטובה והיעילה ביותר, לא תשאיר את הקהל שאליו אתם פונים אדיש ותדבר אל ליבו. ליקטנו עבורכם את מיטב העצות ממגוון רחב של מומחים בתחומים שונים, על מנת לוודא שניגע בכל הנושאים וההיבטים החשובים. בין אם אתם פרזנטורים מנוסים הרגילים לדבר בפני קהל, או שאתם רק מתחילים את דרככם בתחום, אין ספק שתמצאו פה כמה רעיונות יצירתיים שיעזרו לכם להשתפר ולהגיע לתוצאות טובות יותר.

טיפ 1. תפגינו תשוקה והתלהבות על מנת ליצור חיבור עם הקהל שלכם

קשה לשמור על רוגע, להתנהל בטבעיות ונינוחות ולהיות עצמכם כשאתם עצבניים ומתוחים.

כל הפרזנטורים הטובים ביותר והמצליחים באמת, תמיד חוזרים שוב ושוב על אותו עיקרון: הדבר החשוב ביותר הוא להתחבר באמת לקהל שלכם . הדרך הטובה ביותר לעשות זאת זה להראות את התשוקה והמחויבות לנושא ולמסר שאתם מציגים ומנסים להעביר. תדביקו את קהל היעד שלכם בהתלהבות העמוקה שאתם מפגינים.

בשורה התחתונה: תהיו כנים ונלהבים באמת, והקהל יגיב למסרים ולרעיונות שלכם.

טיפ 2. תתמקדו בצרכים של הקהל שלכם

הפרזנטציה שלכם צריכה להיבנות כך שהיא "תדבר" אל הקהל שלכם ותבטיח שהוא יבין את המסר שאתם רוצים להעביר.

כשאתם מכינים את המצגת העסקית שלכם, אתם צריכים להתחשב גם בצרכים, בהעדפות ובתחומי העניין של הקהל שאליו אתם פונים. הפרזנטציה שלכם צריכה להיות מותאמת לדרישות של הקהל ולספק את המידע החשוב והרלוונטי שהם מעוניינים לקבל, ולא לכלול רק את מה שמעניין ומעסיק אתכם. כשאתם מעבירים את המצגת שלכם לקהל, תהיו קשובים לתגובות ולהערות המתקבלות ותענו עליהן.

בשורה התחתונה: אתם צריכים להעביר את הרעיונות שלכם בצורה פשוטה ומובנת ולהבטיח שהאנשים בקהל שלכם יבינו אותו בקלות.

טיפ 3. תעשו את זה קצר ולעניין: תתרכזו בלב העניין ובמסר העיקרי שאתם רוצים להעביר

כשאתם מתכננים את המצגת העסקית שאתם רוצים להעביר, תמיד תשאלו את עצמכם את השאלה הבאה:

מהו המסר העיקרי (או שלוש נקודות מפתח חשובות) שהקהל שלכם צריך להפנים ולקחת עמו הלאה? אתם צריכים להעביר את המסר המרכזי הזה שהוא כל מהות הפרזנטציה שלכם בצורה חדה, קצרה ותמציתית. כמה מומחים ששוחחנו עמם, ממליצים על כך שאתם צריכים להיות מסוגלים לסכם את הטיעון העיקרי שלכם במשך 30 שניות, או שיהיה ניתן לכתוב אותו מאחורי כרטיס הביקור העסקי שלכם, או לחילופין לבטא אותו בעזרת 15 מילים לכל היותר. לא משנה לאיזה כלל תבחרו להיצמד, הדבר החשוב ביותר הוא לשמור על המסר שלכם ממוקד, חד וקולע. ואם אתם מתכננים להגיד משהו שולי וזניח, שלא מתקשר בצורה ישירה לרעיון המרכזי שלכם ותורם למסר שאתם רוצים להעביר, עדיף שפשוט תוותרו על הרעיון ותתמקדו רק בדברים החשובים באמת.

טיפ 4. תחייכו ותייצרו קשר עין עם הקהל שלכם

נשמע קל ופשוט לביצוע, אך תופתעו כמה פרזנטורים נכשלים בהיבט זה.

כשאתם מחייכים ושומרים על קשר עין עם האנשים שאתם מעבירים להם את הפרזנטציה שלכם, אתם מבססים מערכת יחסים מבינה ואוהדת יותר עם הקהל שלכם ומסייעים לו להתחבר אליכם ואל הנושא שאתם מציגים. מעבר לכך, זה יעזור לכם להרגיש פחות מתוחים ועצבניים, כי תרגישו שאתם מדברים אל אנשים נפרדים, ולא לקהל עצום של אנשים זרים ולא מוכרים. על מנת לעזור לכם בפעולות אלה, תוודאו שאתם לא מכבים את כל האורות בחדר ההרצאה על מנת שהקהל יראה רק את השקופיות במצגת העסקית שהכנתם.

בשורה התחתונה: הקהל שלכם צריך לראות היטב גם אתכם ולא רק את השקופיות שאתם משתמשים בהן, אז אל תפחדו להיכנס לאור הזרקורים.

טיפ 5. תתחילו בצורה חזקה

בסרט הפולחן "מבצע סבתא" קרמבו אומר את המשפט הבא : "אתה מתחיל הכי מהר שלך, ולאט לאט אתה מגביר", הפתיחה של המצגת שלכם היא נקודת מפתח בהצלחתכם. תקפידו לרתק ולסקרן את הקהל שלכם כבר מייד מההתחלה ולדאוג שלא תאבדו את תשומת הלב והעניין שלהם למשך כל זמן המצגת.

אם ההתחלה של המצגת שלכם תהיה "צולעת" ולא תצליחו למשוך את תשומת הלב של הקהל שלכם כבר מההתחלה אז הוא פשוט יתחיל להשתעמם ולא יקשיב בכלל לרעיונות ולמסרים שלכם. הקהל שאליו תפנו לא יעניק לכם דקות רבות של חסד, ואם הוא יבין שאתם סתם מבזבזים את הזמן שלו לחינם, הוא רק יעמיד פנים שהוא מקשיב לכם. לכן, חשוב שלא תלכו סחור סחור ותתפזרו יותר מדי. במקום להרחיב על הרקע האישי שלכם ולהציג את עצמכם באריכות, תנסו לעניין, לבדר או לסקרן את האנשים שאליהם אתם פונים.

בשורה התחתונה: הפתיחה המוחצת שלכם יכולה לכלול סיפור מרתק ( תבדקו את טיפ מס’ 7) או תמונה ייחודית ומעניינת (אך גם קשורה ושימושית) בשקופית שלכם.

טיפ 6. במהלך יצירת שקופיות המצגת שלכם תקפידו על כלל "10-20-30"

מדובר בטיפ זהב של גאי קווסאקי מחברת אפל. הוא מציע שתבנו את המצגות העסקיות שלכם על פי הכלל הבא:

• המצגת לא צריכה לכלול יותר מעשר שקפים.
• המצגת לא צריכה להימשך יותר מעשרים דקות.
• גודל הגופן במצגת לא צריך להיות פחות משלושים נקודות.

המרכיב האחרון חשוב במיוחד, כי הוא זה שימנע יצירת שקופיות עמוסות ומרוכזות המלאות ביותר מדי פרטים לשקופית אחת. גישה כזאת תמנע מהשקופית שלכם לשעמם ולעייף את הקורא במידע מורכב ואינסופי ( "מוות בעזרת פאוור פוינט", זהו המונח הנפוץ המתאר תופעה זאת) וישמור על השקופיות שלכם ברורות, ממוקדות ותמציתיות. באופן כללי, השקופיות במצגת מיועדות עבור המציג. מצגת עסקית טובה לא אמורה להחליף את מי שמציג אותה לקהל, היא צריכה להיות כלי עזר בלבד ולהכיל פחות מידע ממה שהפרזנטור מציג באופן מילולי ולא יותר. אם יש לכם צורך להציג מידע רב ומקיף או פרטים מדויקים, עדיף שתדפיסו אותם בחוברת נפרדת שתחלקו לאחר העברת המצגת שלכם.

הטיפ של קאווסקי למצגת עסקית מנצחת גודל גופן לא פחות מ-30 נקודות

טיפ 7. תביאו סיפורים, מקרים ודוגמאות מחיי היומיום

בני אדם בנויים כך שהם מתחברים לסיפורים שונים ומגיבים אליהם בצורה הטובה ביותר

סיפורים עוזרים ללכוד את תשומת הלב שלנו ולזכור דברים הרבה יותר טוב. אם תשתמשו בסיפורים בפרזנטציות שלכם, אתם תגבירו את המעורבות של הקהל שלכם ותבטיחו שהמסר שאתם רוצים להעביר ייכנס להם לראש והם לא ישכחו אותו במשך תקופה ארוכה. זה רעיון טוב להתחיל מסיפור שיסקרן את הקהל שלכם, אבל אפילו יותר חשוב מזה, להעביר את כל המצגת שלכם בדרך סיפורית, מקורית ומרתקת.

בשורה התחתונה: תחשבו על הסיפור שאתם רוצים לספר לקהל שלכם ותבנו מצגת שתעביר אותו בצורה הטובה ביותר.

דוגמא לפרזנטציה בא מובא סיפור אישי מרתק ונוגע ללב של אלן סאבורי על תופעת "המידבור", תהליך בו העולם נהיה צחיח ויבש כמו המדבר.

טיפ 8. תשתמשו בקול שלכם ביעילות

למעשה, המילה המדוברת היא אחת מדרכי התקשורת הפחות יעילות שיש. היא פונה רק לאחד מחמשת החושים שלנו, ולכן השפעתה היא מוגבלת ומצומצמת למדי. לכן, כאשר אנו מציגים משהו בפני קהל , אנו אוהבים להשתמש  גם בעזרים חזותיים שעוזרים להמחיש ולהדגיש את המסר שלנו ולהעביר אותו בצורה מוצלחת יותר. אבל, חשוב לדעת כיצד להשתמש בקול שלכם ולנצל אותו לטובתכם, על מנת להפיק את המירב מהפן המילולי של הפרזנטציות שלכם.

תגוונו את מהירות הדיבור שלכם, תשנו את גובה, עוצמת וגוון הדיבור שלכם ותשתמשו בצורות דיבור שונות. כך תוכלו להדגיש ולחזק נקודות מסוימות, להביע את התחושות וההתלהבות שלכם, ולזכות בתשומת הלב של הקהל שלכם.

טיפ 9. תשתמשו גם בגוף שלכם

ההערכות האחרונות מדברות על כך ששלושה רבעים מהתקשורת האנושית נעשית באמצעים לא מילוליים.

מלבד העוצמה והגובה של הקול שלכם במהלך הפרזנטציה שאתם עורכים בפני הקהל, חשוב לשמור על שפת גוף נינוחה וחיובית שתשדר ביטחון עצמי. מדובר במרכיב חיוני להעברה מוצלחת ויעילה של המסר שלכם ולהפקת התוצאות הטובות ביותר מהפרזנטציה שהכנתם. חשוב שתימנעו מלשלב ידיים, להחזיק ידיים מאחורי הגב או בתוך הכיס, או לפסוע הלוך וחזור על הבמה.

בשורה התחתונה: תשמרו על תנועות גוף בטוחות ופתוחות. תנועו ותתנהלו באופן טבעי על הבמה ואפילו בין הקהל, אם הדבר אפשרי.

טיפ 10. תירגעו, תנשמו עמוק ותהנו מהתהליך

אם אתם חוששים מלעמוד ולדבר בפני קהל ורואים בזה אתגר קשה ומורכב, אז ייתכן שתתקשו לבצע את הפרזנטציות שלכם בצורה רגועה ושלווה.

דרך אחת להתמודד עם המתח, הלחץ והחרדה הכרוכים בפנייה לקהל היא להתרכז בנשימה שלכם. עליכם להירגע, להאט את קצב הנשימות שלכם ולוודא שאתם מבצעים נשימות עמוקות ומלאות. תשימו לב, שתעשו כמה הפסקות כאלה להתרגעות ונשימה עמוקה גם במהלך הפרזנטציה עצמה.

אם תוכלו להירגע ולהשתחרר לגמרי , זה מבטיח שההצגה שלכם בפני הקהל תעבור בצורה הרבה יותר טובה וחלקה. תתחילו לזרום עם עצמכם וליהנות מהתהליך. כשהקהל שלכם יחוש שאתם לא סובלים על הבמה וחוששים לתקשר איתו, הוא יעריך את הביטחון והפתיחות שלכם, ויתחבר למסרים שלכם בצורה טובה יותר. הפרזנטציות שלכם ישתפרו פלאים ויביאו לתוצאות מדהימות. הביטחון והדימוי העצמי שלכם ישתפרו וירקיעו שחקים. שווה לתת לזה ניסיון, בטוח שלא תתחרטו.

לסיום, בין אם אתם פרזנטורים מתחילים או מנוסים ,אנו בטוחים שתוכלו לקחת חלק מעשרת הטיפים למצגת עסקית מנצחת ולבדוק אותם במצגת העסקית הבאה שלכם. חשוב להוסיף שגם אם מדובר במצגת לגיוס משקיעים או במצגת הדרכה  חשוב שהמצגת עצמה תעשה ברמה מקצועית הגבוהה ביותר. במידה ותרצו שנפיק עבורכם מצגת עסקית נשמח לעמוד לשרותכם.